Zakończył się projekt „Udostępnienie i digitalizacja zbiorów 2D w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa”, współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007–2013. Dzięki niemu, nie wychodząc z domu, można poznać bogate i cenne zbiory MHK, które na co dzień w większości spoczywają w muzealnych magazynach.

Jedną z cech współczesnego społeczeństwa, które nie przez przypadek zwie się społeczeństwem informacyjnym, jest przekonanie, że informacja powinna być wyczerpująca, a przede wszystkim łatwo i szybko dostępna. W szczególny sposób odczuwają to instytucje muzealne, od których oczekuje się szybkiego dostarczania informacji o swoich kolekcjach oraz łatwego i prostego udostępniania wizerunków zabytków. To oczekiwanie staje się standardem i pozostaje w sprzeczności z praktyką obowiązującą w poprzedniej epoce. Kartonowe katalogi, fotografie, a wcześniej odręczne rysunki dokumentujące zabytki, niegdyś były skutecznym narzędziem do zarządzania zbiorami, ale wymuszały inne tempo życia muzealnego.

Wizyta króla Bawarii na Wawelu. W centrum stoi król Ludwik III Wittelsbach (w pikielhaubie na głowie), towarzyszą mu m.in. bp Adam Sapieha (trzeci z lewej) i prezydent Krakowa Juliusz Leo (na prawo od króla, w cylindrze). Fot. Tadeusz Jabłoński, 27.06.1915, ze zbiorów MHK

Nowe czasy wymagają przeprowadzenia procesu digitalizacji zbiorów. To pociąga za sobą konieczność zmian na kilku poziomach. Po pierwsze na poziomie narzędziowym. Ten etap mamy już za sobą. Stare maszyny do pisania zostały oddane na złom lub… trafiły do zbiorów muzealnych. Obecnie w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa znajduje się ponad 160 stanowisk komputerowych, a do inwentaryzacji zbiorów muzealnych kupiliśmy specjalistyczne programy komputerowe. Drugi poziom to stworzenie metody archiwizacji, opracowanie harmonogramów i kosztorysów oraz pozyskanie funduszy na realizację całego projektu digitalizacji. Ten etap właściwie też mamy za sobą.

Panorama Krakowa z kopca Krakusa, miedzioryt z „Civitates orbis terrarum”, 1603-1605, wyd. 1617, ze zbiorów MHK

W roku 2004 położyliśmy kres używaniu kartonowej karty katalogowej. Od tego czasu wszystkie nowe nabytki inwentaryzowane są wyłącznie w systemie elektronicznym. Równolegle wprowadziliśmy bolesny, ale porządkujący system norm określających tygodniową ilość kart katalogowych ze starego zasobu, które powinny być wprowadzone do pamięci elektronicznego systemu przez określone działy i pracownie. W rezultacie obecnie już 42 proc. zbiorów wprowadzonych jest do elektronicznej bazy danych.

Fot. z „Konfederatów barskich” A. Mickiewicza, wyk. w atelier W. Rzewuskiego, Kraków, 1872, ze zbiorów MHK

Znaczenie tego procesu dla muzeów jest ogromne. O ile bowiem digitalizacja kart inwentarza naukowego odgrywa istotną rolę w obiegu i dostępie do informacji o zbiorach, o tyle cyfrowy „zapis” wizerunku ma znaczenie dla trwałości kolekcji. Obiekt raz profesjonalnie i precyzyjnie odwzorowany nie wymaga używania go i angażowania do wielu potencjalnych działań. Cyfrowy obraz staje się przedmiotem udostępniania wewnętrznego i zewnętrznego dla potrzeb wydawniczych, edukacyjnych, promocyjnych itp. Oryginał może być bezpiecznie przechowywany w optymalnych warunkach w magazynach bądź prezentowany na wystawie. Ponadto poprzez możliwość umieszczania tych wizerunków na platformach internetowych wiedza o zasobach muzeum staje się powszechna, a co za tym idzie, rośnie popyt na używanie wizerunków muzealiów. To zaś jest korzystne dla muzeów z ekonomicznego punktu widzenia, bowiem zgodnie z art. 25 i 25a Ustawy o Muzeach z 21.10.1996 mają one zagwarantowane prawo do sprzedaży licencji na komercyjne wykorzystanie wizerunków przechowywanych eksponatów. Tak rozumiana digitalizacja ma kilka równoległych, pozytywnych aspektów – społecznych, konserwatorskich, organizacyjnych i ekonomicznych. Należy zauważyć, że w tych pracach poprzeczka wymagań technicznych jest zawieszona bardzo wysoko. Wierne cyfrowe odwzorowanie muzealnego obiektu wymaga specjalistycznego, a co za tym idzie drogiego sprzętu oraz znakomitych fachowców. To oczywiście przenosi się na koszty i czas realizacji tego zadania.

Grupa muzyków na jednym z krakowskich podwórek. Fot. Henryk Hermanowicz, lata 40/50. XX w., ze zbiorów MHK

W roku 2009 muzeum wystąpiło z wnioskiem do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego o uzyskanie grantu na digitalizację znaczącej części swojej kolekcji. Po namyśle uznaliśmy, że proces ten musi przebiegać etapami.

Widok Wawelu od strony północno-zachodniej. Na pierwszym planie galary na Wiśle, a w głębi po prawej cypel dębnicki z willą Rożnowskich, zburzoną w latach 30. XX w. Fot. Zakład Fotograficzny Ignacy Krieger, ok. 1894, ze zbiorów MHK

W pierwszej kolejności wytypowaliśmy do wniosku nasze zasoby 2D – mówiąc inaczej muzealia płaskie. W lwiej części znajdują się one w kolekcjach grafiki (grafika i karty pocztowe), teatraliów (plakaty, projekty scenograficzne, fotografia teatralna) oraz fotografii krakowskiej. Wniosek nasz został uwzględniony, dzięki czemu muzeum otrzymało 1,8 mln zł dofinansowania, co stanowi 60 proc. wartości całego projektu przewidywanego do realizacji na lata 2011–2013. Pełna i profesjonalna digitalizacja objęła ponad 18,5 tys. muzealiów, co stanowi 20 proc. naszych zbiorów. Równolegle, co należy traktować jako wartość dodaną, muzeum w wyniku tego projektu będzie dysponować profesjonalnie wyposażoną, wielostanowiskową pracownią digitalizacji, która będzie kontynuować prace prowadzące do zakończenia procesu digitalizacji całości naszych zbiorów. Projekt „Udostępnienie i digitalizacja zbiorów 2D w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa”  zakończyliśmy w kwietniu tego roku. Przeniesione na obraz cyfrowy muzealia zostały w całości umieszczone na powstałej dla celów projektu platformie Cyfrowy Thesaurus, będącej częścią muzealnego portalu, i stały się poprzez to publicznie dostępne.

Nierozpoznana młoda kobieta. Fot. Józef Sebald, ok. 1910, ze zbiorów MHK